Görev Tanımları |
|---|
Görev Tanımları
ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI GÖREV TANIMI
Temel Görev, Yetki ve Sorumlulukları:
- İlgili mevzuat ile kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinden, yetkilerinin zamanında kullanılmasından Üst Yönetime karşı sorumludur,
- Merkezi kayıt koordinatörlüğü yapmak,
- Kurum içi ve kurum dışında Daire Başkanlığını temsil etmek,
- Daire Başkanlığının harcama yetkililiği görevini yürütmek,
- Başkanlığa bağlı birimler arasında koordinasyonu sağlamak ve bilgilendirme toplantıları düzenlemek,
- Başkanlığa bağlı birimler tarafından ilgili mevzuat uyarınca yapılması gereken işleri kontrol etmek ve faaliyet raporlarını istemek,
- Daire Başkanlığına gelen evrakın ilgili birimlere havale edilmesini sağlamak,
- Akademik takvim organizasyonunu yapmak,
- Eğitim-öğretim ile ilgili kararların uygulanmasını sağlamak,
- Başkanlığın her türlü ihtiyaçlarını belirlemek ve karşılanmasını sağlamak,
- Başkanlığın her türlü taşınır mal işlemlerini yaptırmak,
- Daire Başkanlığının stratejik planını, faaliyet raporlarını ve brifing dosyasını hazırlatmak ve üst yönetime sunmak,
- Üniversite Yönetim Kurulu ve Senato’da karar alınması gereken konularda gerekli çalışmaların yapılmasını sağlayarak Rektörlük Makamına sunmak,
- Üniversitenin Yönetmelik ve Yönerge çalışmaları ile ilgili komisyonunda görev almak ve taslak çalışmaları Rektörlük Makamına sunmak,
- Rektörlük Makamına sunulacak evrakları hazırlanmasını sağlamak,
- Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı yazışmalarını ve yapılacak işleri takip etmek,
- Bologna Eşgüdüm Komisyonunun çalışmalarına katılmak, gündeminin hazırlanmasına yardımcı olmak, alınan kararları yazmak ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak,
- Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulunun gündeminin hazırlanmasına yardımcı olmak, alınan kararları yazmak ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak,
- ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sisteminin gündeminin hazırlanmasına yardımcı olmak, çalışmaları koordine etmek, RİT kalite kurulunda alınan kararları yazmak ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak,
- KalDer Ulusal Kalite Hareketi ve Mükemmellik Modeli toplantılarının gündeminin hazırlanmasına yardımcı olmak, eğitim çalışmalarını koordine etmek, alınan kararları yazmak ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak,
- Kalite politikasının ve kalite hedeflerinin bütün personele iletilmesini, anlaşılmasını ve benimsenmesini sağlamak/sağlattırmak,
- Mezun olan öğrencilerin diploma, diploma eki, mezuniyet transkriptini vb. belgelerini onaylamak,
- Üst Yönetim tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek..
- İlgili mevzuat ile kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinden, sorumluluğunun zamanında yerine getirilmesinden Daire Başkanına karşı sorumludur,
- Üniversite Akademik Takviminin hazırlanması ve ilgili birimlerle yazışmaların yapılmasını sağlamak,
- Birimlerden istenen ders planlarının ilgili yönetmeliklere göre kontrolünün yapılması, Senato tarafından karara bağlanan planlarla ilgili yazışmaların yürütülmesini sağlamak,
- Öğrenci istatistik çalışmalarının yapılmasını sağlamak,
- İlgili yasa ve yönetmeliklere göre belirlenen lisans, önlisans, dikey geçiş, yatay geçiş, çift anadal/yandal kontenjanlarını Senato’ya sunulmak üzere hazırlayarak, kontenjanlara ilişkin gerekli yazışma ve duyuruların yapılmasını sağlamak,
- Lisansüstü, lisans, önlisans, dikey geçiş, yatay geçiş yolu ile Üniversitemize yerleşen öğrencilerin kayıt kabul işlerinin yapılmasını sağlamak,
- Öğrenim gören yabancı uyruklu öğrencilerin başvuru, kayıt kabul, mezuniyet ve kayıt silme işlemlerinin yapılmasını sağlamak ve öğrencilere ait bilgileri YÖK, MEB, İl Milli Eğitim Müdürlüğü ve İl Emniyet Müdürlüğü’ne bildirmek,
- Öğrencilerin katkı payı ve öğrenim işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
- Öğrenci staj, kontenjan ve yazışmalarının yapılmasını sağlamak,
- Diploma verilerinin aktarılması, diploma dökümü, kontrolü ve birimlere gönderilmesini sağlamak,
- Mezuniyet bilgilerinin bilgisayar ortamına ve diploma defterine işlenmesini sağlamak,
- Diploma ve mezuniyet belgesi teyit işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
- Rektörlük İdari Teşkilatı Kalite Yönetim Sistemi içerisinde Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı işlemlerini yürütmek,.
- İlgili mevzuat ile kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinden, sorumluluğunun zamanında yerine getirilmesinden Şube Müdürü ve Daire Başkanına karşı sorumludur,
- Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı bünyesinde yürütülen genel yazışmaları yürütmek,
- Performans Raporlarının Hazırlanması işlemlerini yürütmek,
- Mezun verilerinin takibi,
- Mezuniyet işlemleri ve mezuniyet sıralamaları,
- Diploma defterlerinin hazırlanması,
- Diploma basımı ve organizasyonu,
- Diploma Eki basımı ve organizasyonu,
- Mezuniyet Transkripti basımı ve organizasyonu,
- Diploma, Diploma Eki, Mezuniyet Transkripti gibi mezuniyet belgesi teyit işlemlerini yürütmek,
- Diploma ve Mezuniyet Transkriptini ilgili makamlara sunulması işlemlerini yürütmek,
- Rektörlük İdari Teşkilatı Kalite Yönetim Sistemi içerisinde Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı işlemlerini yürütmek,
- İlgili mevzuat ile kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinden, sorumluluğunun zamanında yerine getirilmesinden Şube Müdürü ve Daire Başkanına karşı sorumludur,
- Resmi Gazete takibinin yapılması,
- Akademik takvimin düzenlenmesi ve ilgili yazışmaların yapılması,
- Yönetmelik ve yönerge taslaklarının hazırlanması ve ilgili yazışmaların yapılması,
- Üniversite Yönetim Kurulu ve Senato Kararlarının takibi işlemlerini yürütmek,
- Senato, müfredat ve mevzuat komisyonundan çıkan ilgili kararların takip edilmesi ve sisteme işlenmesi,
- Müfredat değişikliği ve bu değişikliğe ilişkin intibakların düzenlenmesi,
- Ders kataloğu ve ders bilgi paketinin(ders öğretim planları, ders izleme formu, program kazanımları, ders öğrenme kazanımları) düzenlenmesi ve takibi,
- Yeni programların sisteme tanımlanması ve ilgili yazışmaların yapılması,
- Lisans, Ön Lisans, Dikey Geçiş, Yatay Geçiş ve Çift Anadal/Yan Alan kontenjan işlemlerini yürütmek,
- Not giriş ve takibi, not ilanı ve evrak teslimi,
- Erasmus/Farabi ders atama ve not işlemleri,
- Çift anadal ve yandal not işlemleri
- Mazeretli not girişleri
- Nota itiraz ve not düzeltme
- Yabancı dil sınav sonuçlarının sisteme işlenmesi
- Rektörlük İdari Teşkilatı Kalite Yönetim Sistemi içerisinde Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı işlemlerini yürütmek,
- İlgili mevzuat ile kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinden, sorumluluğunun zamanında yerine getirilmesinden Şube Müdürü ve Daire Başkanına karşı sorumludur,
- Yerleşen öğrencilerin merkezi kayıt işlemlerini yürütmek,
- Yeni kayıtlarda kullanılan basılı materyallerin hazırlanması çalışmalarını yürütmek,
- Yurt Dışı Öğrenci İşlemlerini yürütmek,
- ÖSYS, ek kontenjan, DGS, yeni öğrenci ve Yurt Dışı Öğrenci kayıtları,
- Yeni öğrenci bilgilerinin girilmesi, kayıt kabullerinin yapılması, öğrenci bilgilerinin güncellenmesi,
- Kurumlar arası yatay geçiş başvurularının alınması ve değerlendirme işlemleri,
- Kurum içi yatay geçiş başvurularının alınması ve değerlendirme işlemleri,
- Çift anadal başvurularının alınması ve değerlendirme işlemleri,
- Yandal başvurularının alınması ve değerlendirme işlemleri,
- Önkoşul ve denk ders işlemleri,
- Ders kaydı, ders ekleme/çıkarma işlemleri,
- Ders atama işlemleri ve mazeretli ders kayıtlarının yapılması,
- ÖSYS, ek kontenjan, DGS, Yurt Dışı Öğrenci alımıyla ilgili ilan ve duyuruların hazırlanması,
- KYK ile ilgili işlemler ve yazışmalar,
- Öğrencilerin katkı payı/öğrenim ücreti işlerini yürütmek,
- % 10’a giren öğrencilerin tespiti,
- Rektörlük İdari Teşkilatı Kalite Yönetim Sistemi içerisinde Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı işlemlerini yürütmek,
- İlgili mevzuat ile kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinden, sorumluluğunun zamanında yerine getirilmesinden Şube Müdürü ve Daire Başkanına karşı sorumludur,
- Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı bünyesinde yürütülen Öğrenci Bilgi Sistemi planlama ve güncelleme işlemlerini yürütmek,
- Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı bünyesinde yürütülen Eğitim Bilgi Sistemi planlama ve güncelleme işlemlerini yürütmek,
- Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı bünyesinde yürütülen Mezunlar Bilgi Sistemi planlama ve güncelleme işlemlerini yürütmek,
- Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı bünyesinde yürütülen Öğrenci Bilgi Sistemi ve Eğitim Bilgi Sistemi konusunda Akademik ve İdari Personele yönelik eğitim ve bilgilendirme toplantı programlarını organize etmek ve gerekli işlemlerini yürütmek,
- Öğrenci İşleri Daire Başkanının uygun görüşü ile yeni yazılım ile ilgili işlemleri yürütmek,
- Rektörlük İdari Teşkilatı Kalite Yönetim Sistemi içerisinde Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı işlemlerini yürütmek,
- İlgili mevzuat ile kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinden, sorumluluğunun zamanında yerine getirilmesinden Şube Müdürü ve Daire Başkanına karşı sorumludur,
- Öğrencilere; Öğrenci Belgesi, Transkript Belgesi, Askerlik Durum Belgesi, %10’a Giren Öğrenci Belgesi, Disiplin Durum Belgesi, vb. belgeleri düzenleme işlemlerini yürütmek,
- Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı bünyesinde yürütülen web veri girişi ve güncelleme işlemlerini yürütmek,
- İlgili birimlerden gelen Başarı Oranları hesaplama işlemlerini yürütmek.
- YÖK, ÖSYM, KYK ve bütün İstatistik işlemlerini yürütmek,
- Faaliyet Raporunu hazırlayarak Daire Başkanının onayına sunmak,
- Öğrenci Akademik Personel ve İdari Personel Kimlik Kartı İşlemlerini yürütmek,
- Öğrencilerin taleplerini alarak varsa problemlerini çözmek ve/veya çözülmesine yardımcı olma işlemlerini yürütmek,
- Kredi ve Yurtlar Kurumu Genel Müdürlüğüne; Öğrenci Başarı Belgesi, Disiplin Durum Belgesi, vb. belgeleri düzenleyerek gönderme işlemlerini yürütmek,
- Yalnızca fakülte öğrencilerinin ilgili Askerlik Şubelerine; Askerlik Durum Belgesini(EK C2) gönderme işlemlerini yürütmek,
- İlgili fakülte Yönetim Kurulu Kararları ile kayıt dondurma işlemlerinin sisteme girilmesi işlemlerini yürütmek,
- İlgili fakülte Yönetim Kurulu Kararları ile kayıt silme işlemlerinin sisteme girilmesi işlemlerini yürütmek,
- İlgili fakülte Yönetim Kurulu Kararları ile ilişik kesme işlemlerinin sisteme girilmesi işlemlerini yürütmek,
- İlgili fakülte Yönetim Kurulu Kararları ile mezun öğrenci işlemlerinin sisteme girilmesi işlemlerini yürütmek,
- İlgili fakülte Yönetim Kurulu Kararları ile disiplin kararlarının sisteme girilmesi işlemlerini yürütmek,
- İlgili fakülte Yönetim Kurulu Kararları/Komisyon Kararları ile staj kararlarının sisteme girilmesi,
- Rektörlük İdari Teşkilatı Kalite Yönetim Sistemi içerisinde Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı işlemlerini yürütmek