İş Akış Şemaları |
|---|
İş Akış Şemaları
Öğrenci Dekanlığı bünyesinde yürütülen tüm faaliyetler belirli bir iş akışı çerçevesinde planlanmakta ve uygulanmaktadır. Bu süreçler, hizmetlerin etkin, düzenli ve kalite standartlarına uygun biçimde yürütülmesini sağlamaktadır.
Aşağıda Öğrenci Dekanlığı’nın temel hizmetlerine ilişkin iş akış süreçleri açıklanmaktadır:
1. Oryantasyon Programı Süreci
Oryantasyon süreci, her akademik yılın başında Öğrenci Dekanlığı tarafından başlatılır. Öncelikle Dekan ve Dekan Yardımcıları, yeni kayıt yaptıran öğrencilerin uyum sürecine yönelik program taslağını hazırlar. Bu taslak, akademik birimlerle paylaşılır ve gerekli içerik düzenlemeleri yapılır. Ardından program tarihleri belirlenir, duyurular yapılır ve katılımcı listeleri oluşturulur. Etkinliğin tamamlanmasının ardından, katılımcı geri bildirimleri toplanır ve sonuçlar bir rapor hâlinde değerlendirilir.
2. Öğrenci Kulübü Etkinlik Süreci
Öğrenci kulüpleri tarafından düzenlenmek istenen etkinlikler, yazılı başvuru ile Öğrenci Dekanlığı’na iletilir. Başvuru önce Kulüpler Koordinatörü tarafından ön incelemeye alınır. Ardından, etkinliğin içeriği ve amacı Dekan Yardımcısı tarafından değerlendirilir. Uygun bulunan başvurular Dekan onayına sunulur. Onay sonrası etkinlik takvime alınır, duyurular yapılır ve uygulama süreci başlatılır. Etkinlik tamamlandıktan sonra kulüp tarafından “Etkinlik Sonuç Formu” hazırlanarak birime teslim edilir ve kayıt altına alınır.
3. Psikolojik Danışmanlık Hizmeti Süreci
Danışmanlık hizmeti almak isteyen öğrenciler, Öğrenci Dekanlığı’na randevu talebiyle başvurur. Başvuru, Dekan Yardımcısı tarafından değerlendirilir ve uygun bir danışman atanır. Görüşme süreci gizlilik ilkesi çerçevesinde yürütülür. Görüşme tamamlandıktan sonra genel değerlendirme yapılır, öğrenciden geri bildirim alınır ve süreç kalite kayıt sistemine işlenir.
4. Öğrenci Geri Bildirim Süreci
Öğrencilerden gelen öneri, talep veya şikâyetler Öğrenci Dekanlığı tarafından düzenli olarak toplanır. Bildirimler, öncelikle idari personel tarafından kayıt altına alınır ve ilgili Dekan Yardımcısına yönlendirilir. Konu değerlendirildikten sonra çözüm önerisi oluşturulur ve öğrenciye bilgilendirme yapılır. Tüm geri bildirim kayıtları kalite yönetim sistemi kapsamında arşivlenir ve yıllık raporlara yansıtılır.
5. Faaliyet Raporu Hazırlama Süreci
Yıl sonlarında, Öğrenci Dekanlığı’na bağlı alt birimlerden faaliyet verileri toplanır. Kalite Temsilcileri bu verileri analiz ederek taslak raporu oluşturur. Hazırlanan taslak, Dekan tarafından incelenir ve onaylanır. Onaylanan rapor, Üniversite Kalite Koordinatörlüğü’ne gönderilerek yıllık değerlendirme sürecine dâhil edilir.
Bu süreçler, Öğrenci Dekanlığı’nın hizmetlerinde şeffaflık, izlenebilirlik ve sürekli iyileştirme ilkeleri doğrultusunda yürütülmektedir. Her iş akışı, hem öğrenci memnuniyetini artırmayı hem de kalite standartlarına uygun bir yönetim anlayışını güçlendirmeyi hedeflemektedir.
Açıklama:
- Dekan: Birimin genel yönetiminden ve kalite süreçlerinden sorumludur.
- Dekan Yardımcıları: Akademik, sosyal ve idari süreçlerin yürütülmesini sağlar; Dekan’ın vekili olabilir.
- Birim Kalite Temsilcisi: Tüm süreçlerin kalite standartlarına uygunluğunu izler ve raporlar hazırlar.
- Kulüpler Koordinatörü: Öğrenci kulüplerinin faaliyetlerini planlar, yürütür ve denetler.
- İdari Personel: Yazışma, arşiv, veri kaydı ve lojistik destek işlemlerini yürütür.
- Öğrenci Temsilcisi: Öğrencilerin görüş ve taleplerini Dekanlığa iletir, öğrenci katılımını destekler.
- Öğretim Elemanları: Oryantasyon, seminer ve danışmanlık süreçlerinde görev alır.
- Uygulama Okulu Koordinatörü: Pedagojik formasyon ve uygulama derslerinin yönetiminden sorumludur.