Koordinatörlük Görev Dağılımı

Bitlis Eren Üniversitesi Uluslararası Öğrenci Koordinatörlüğü Görev Dağılımı

Doç. Dr. Hamdullah ARVAS (Birim Koordinatörü)

Görevler:

  • Uluslararası Öğrenci Koordinatörlüğü biriminin genel yönetim, organizasyon ve denetiminden sorumludur.
  • Üniversitenin uluslararası öğrenci politikalarını belirler, uygular, geliştirir ve ilgili mevzuat ile yönergelere uygunluğunu sağlar.
  • Uluslararası öğrenci kabulü, kayıt, vize, ikamet izni ve diğer tüm resmi süreçlerin koordinasyonunu ve takibini yapar.
  • Koordinatörlük bünyesindeki personelin görev dağılımını yapar, iş süreçlerinin verimli, etkin ve düzenli yürütülmesini sağlar.
  • Üniversite içi akademik birimler (fakülteler, enstitüler vb.) ve idari birimlerle etkili iletişim ve koordinasyonu sağlar.
  • Yükseköğretim Kurulu (YÖK), Göç İdaresi, Dışişleri Bakanlığı, ÖSYM ve diğer ilgili resmî kurumlarla koordinasyonu yürütür.
  • YÖK tarafından gönderilen uluslararası öğrenci kontenjan taleplerini değerlendirir, akademik birimlerle yazışmaları denetler ve Senato onayı süreçlerini takip eder.
  • Senato tarafından onaylanan kontenjanların YÖKSİS sistemine girişinin tam ve zamanında yapılmasını sağlar.
  • BEU YÖS sınav takvimini onaylar, sınavların yurtiçi ve yurtdışı kurumlarda gerçekleştirilmesi için genel koordinasyonu yapar.
  • YÖS sınav sorularını hazırlayacak akademisyenlerle iş birliğini yönetir ve sınav kalitesini denetler.
  • YÖS sınav başvurularının alınması, sınavların uygulanması, sonuçların ilan edilmesi ve belge dağıtım süreçlerini takip eder.
  • Uluslararası öğrenci başvuru sisteminin aktif edilmesi ve başvuruların değerlendirilerek ülke ve bölüm kontenjanlarına göre yerleştirmelerin yapılmasını sağlar.
  • Kesin kayıt hakkı kazanan öğrencilerin ilan edilmesini ve kayıt işlemlerinin düzenli gerçekleştirilmesini denetler.
  • T.C. vatandaşı olmayan öğrencilerin Türkçe dil yeterlik belgelerinin (en az B2 seviyesi) temin edilmesi ve belge olmayanların BEU TÖMER Müdürlüğüne yönlendirilmesini organize eder.
  • Yeni kayıt yaptıran uluslararası öğrencilerin BEU ve Bitlis iline uyumunu kolaylaştırmak amacıyla oryantasyon programlarının planlanmasını ve paydaşlarla koordinasyonunu sağlar.
  • Uluslararası öğrencilerin uyum, barınma, sosyal yaşam ve benzeri ihtiyaçlarının belirlenmesi ile bu ihtiyaçları karşılayacak programların geliştirilmesini ve uygulanmasını yönetir.
  • Uluslararası öğrencilerin kültürümüzü tanıması ve kendi kültürlerini tanıtabilecekleri etkinliklerin düzenlenmesini koordine eder.
  • Koordinatörlük faaliyetleri, duyuruları ve ilgili içeriklerin üniversitenin resmi internet sayfasında yayımlanmasını takip eder ve onaylar.
  • Uluslararası öğrenci sayıları, performans göstergeleri ve faaliyet raporlarını düzenli olarak hazırlar ve üst yönetimle paylaşır.
  • Uluslararası öğrenci deneyimini iyileştirmek amacıyla süreç iyileştirme, yenilik ve kalite çalışmalarına liderlik eder.
  • Eğitim, toplantı, seminer ve konferanslarda üniversiteyi temsil eder, ulusal ve uluslararası iş birlikleri geliştirir.

Öğr. Gör. Ahmet ÖZKAN ( Koordinatör Yardımcısı - Akademik ve Resmî İşlemler Sorumlusu Görevleri)

Görevler:

  • Uluslararası öğrencilerin kayıt, kabul, ders intibakı ve mezuniyet işlemlerini üniversite içindeki fakülteler, enstitüler ve ilgili birimlerle koordine etmek.
  • Akademik danışmanlar ve öğrenci işleri birimleriyle sürekli iletişim kurmak ve akademik süreçlerin sağlıklı şekilde yürütülmesini takip etmek.
  • Öğrenci dosyalarının düzenlenmesi, arşivlenmesi ve yönetilmesini sağlamak.
  • Oryantasyon programları, sosyal uyum ve kültürel etkinliklerin planlanması ve uygulanmasında üniversite içi paydaşlarla iş birliği yapmak.
  • Üniversite içindeki öğrenci işleri, sağlık, kütüphane, sosyal hizmetler gibi birimlerle koordinasyonu sağlamak.
  • Akademik birimlerle yazışmalar yaparak bölüm ve program kontenjan önerilerini toplamak ve değerlendirmek.
  • Akademik birimlerden gelen kontenjan önerilerini Koordinatöre sunmak.
  • BEU YÖS sınav başvurularının alınması, sınavların uygulanması, sonuçların ilan edilmesi ve sonuç belgelerinin adaylara ulaştırılması işlemlerini koordine etmek.
  • Her eğitim-öğretim yılı öncesinde uluslararası öğrenci başvuru sisteminin aktif edilmesini sağlamak.
  • Uluslararası öğrenci başvurularının değerlendirilmesi ve yerleştirmelerin ülke ve bölüm kontenjanlarına göre yapılmasını yönetmek.
  • Kesin kayıt hakkı kazanan öğrencilerin ilan edilmesini organize etmek.
  • Kesin kayıt işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlamak.
  • T.C. uyruklu olmayan adaylardan, Türkçe dil yeterliğini kanıtlayan TÖMER belgesinin (en az B2 seviyesi) talep edilmesini takip etmek.
  • TÖMER belgesi olmayan adayların BEU TÖMER Müdürlüğüne yönlendirilmesini sağlamak.
  • Koordinatörün verdiği iş ve işlemleri zamanında yapmak.

Dr. Öğr. Üyesi Muhammed Enes SEKMAN (Koordinatör Yardımcısı - Dış İlişkiler ve Sosyal Uyum Sorumlusu)

Görevler:

  • YÖK, Göç İdaresi, Dışişleri Bakanlığı, ÖSYM ve diğer ilgili dış kurumlarla resmi yazışmaları takip etmek ve gerekli işlemleri yürütmek.
  • Uluslararası öğrencilerin vize, ikamet izinleri ve diploma denklik süreçlerini takip etmek ve koordinasyonunu sağlamak.
  • Üniversitenin yurt dışı tanıtım faaliyetlerini planlamak; uluslararası eğitim fuarları ve etkinliklerine katılım organizasyonlarını gerçekleştirmek.
  • Yabancı üniversiteler, kültür merkezleri, eğitim kurumları ve sivil toplum kuruluşları ile iş birliği ve iletişim ağını geliştirmek.
  • Uluslararası öğrenci toplulukları, dernekleri ve mezunlarla dış ilişkileri yönetmek.
  • Üniversitenin uluslararası sosyal medya, basın ve tanıtım faaliyetlerini koordine etmek ve yürütmek.
  • Üniversite içi tanıtım materyalleri hazırlamak, sosyal medya içeriklerinin hazırlanması ve iletişim çalışmalarını yürütmek.
  • Uluslararası öğrenci oryantasyon programlarında koordinatörlük personeli, paydaş kurumlar ve bölüm/birim koordinatörlerinin katılımını organize etmek.
  • Uluslararası öğrencilerin uyum, barınma, sosyal yaşam ve benzeri ihtiyaçlarını belirleyerek bu ihtiyaçlara yönelik çalışmalar yapmak ve destek programları geliştirmek.
  • Öğrencilerin kültürümüzü tanımasına ve kendi kültürlerini tanıtabileceği etkinlikler düzenlemek ve yürütmek.
  • Koordinatörlük duyuruları, etkinlikleri ve bilgilendirmelerinin resmi internet sayfasında düzenli olarak yayınlanmasını sağlamak; teknik ekip ile koordinasyon yapmak.
  • Koordinatörün verdiği iş ve işlemleri zamanında yapmak.

Nedim KARDAŞ (Şef - Üniversite İçi Operasyon ve Personel Koordinasyon Sorumlusu)

Görevler:

  • Uluslararası öğrenci başvuru ilanlarının hazırlanması ve OBS sistemine tanımlanması.
  • Uluslararası öğrenci davet mektuplarının hazırlanması, dosyalanması, bilgisayar sisteminde güncellenmesi ve düzenli arşivlenmesini sağlamak.
  • Uluslararası öğrenci kayıt evraklarının alınması, öğrenci kayıtlarının OBS sistemine kaydedilmesi.
  • Üniversite içi resmi yazışmaların hazırlanması, takibi ve kayıt altına alınmasını sağlamak.
  • Üniversite içi randevu, toplantı ve etkinlik organizasyonlarında koordinasyonu sağlamak.
  • Koordinatör yardımcıları ve diğer personelin iş akışını organize ederek birim içi koordinasyonu sağlamak.
  • BEU YÖS sınav süreci ile öğrenci kayıt işlemlerinde gerekli evrak, yazışma ve lojistik hazırlıkların takibini yapmak.
  • Oryantasyon, uyum programları ve sosyal faaliyetlerin üniversite içindeki operasyonel yürütülmesine katkı sağlamak.
  • Resmî yazışmaların, dokümantasyonun düzenlenmesi ve arşivlenmesinin takibini yapmak ve kayıt güvenliğini sağlamak.
  • Koordinatörün verdiği iş ve işlemleri zamanında yapmak.
  • Koordinatörlük resmi internet sayfası içeriklerinin güncellenmesi için teknik ekip ile iletişimde olmak ve destek vermek.

Cenk DİNÇER (Dış İşler ve Destek Hizmetleri Sorumlusu)

  • Uluslararası öğrenci vize, izin, ikamet izni ve diploma denklik işlemleri için gerekli öğrenci belgesi, transkript vb evrakları hazırlamak ve ilgili dış kurumlara zamanında göndermek.
  • YÖK, Göç İdaresi, Dışişleri Bakanlığı, Adalet Bakanlığı, ÖSYM gibi dış kurumlarla yapılacak resmi yazışmaların zamanında hazırlanması, takibi ve kayıt altına alınmasını sağlamak.
  • Dış kurumlardan gelen evrakları teslim almak, kayıtlarını yapmak ve birim çalışanlarına iletmek.
  • Akademik birimler ve BEU TÖMER Müdürlüğü ile yapılacak işlemleri yapmak.
  • Resmî kurumlarla ilgili süreçlerde ortaya çıkan sorunların çözümünde şef ve koordinatörle uyumlu çalışmak.
  • BEU YÖS sınav başvurularının alınmasında ve sınav uygulamalarında saha desteği vermek.
  • Senato onayı sonrası uluslararası öğrenci kontenjanlarının YÖKSİS sistemine giriş işlemlerini gerçekleştirmek.
  • Kesin kayıt sürecinde TÖMER belgesi kontrolü yapmak ve belge eksikliği olan adayları ilgili birimlere yönlendirmek.
  • Oryantasyon ve sosyal etkinliklerin lojistik hazırlıklarında destek sağlamak.
  • Koordinatörün verdiği iş ve işlemleri zamanında yapmak.

Abdulkadir ALTAN (Dış İşler ve Destek Hizmetleri Sorumlusu)

  • Dış kurumlardan gelen evrakları teslim almak, kayıtlarını yapmak ve birim çalışanlarına iletmek.
  • Akademik birimler ve BEU TÖMER Müdürlüğü ile yapılacak işlemleri yapmak.
  • Resmî kurumlarla ilgili süreçlerde ortaya çıkan sorunların çözümünde şef ve koordinatörle uyumlu çalışmak.
  • BEU YÖS sınav başvurularının alınmasında ve sınav uygulamalarında saha desteği vermek.
  • Kesin kayıt sürecinde TÖMER belgesi kontrolü yapmak ve belge eksikliği olan adayları ilgili birimlere yönlendirmek.
  • Oryantasyon ve sosyal etkinliklerin lojistik hazırlıklarında destek sağlamak.
  • Koordinatörün verdiği iş ve işlemleri zamanında yapmak.